Com o fim de ano chegando, RH exige planejamento redobrado: 5 cuidados para fechar sem retrabalho

Pela CLT, o funcionário precisa saber do início das férias com 30 dias de antecedência. Na prática, quem vai descansar a partir de 21 de dezembro deve receber o aviso por escrito até 21 de novembro. Nas férias coletivas, a empresa tem de comunicar o órgão local do Ministério do Trabalho e o sindicato com pelo menos 15 dias de antecedência.

Os prazos são apenas parte da conta. Até dezembro, as áreas de Recursos Humanos também precisam organizar recessos, escalas especiais, admissões sazonais e fechamento de ponto.

“O fim do ano concentra diferentes rotinas críticas, e quando férias, escalas e movimentações são tratadas apenas próximo ao fechamento, o RH perde capacidade de antecipação e aumenta a dependência de ajustes manuais”, diz Lucimara Costa, CAO da Nexti, empresa de tecnologia para gestão do trabalho operacional que atende cerca de 400 clientes.

O calendário de dezembro tem armadilhas

As férias lideram a lista de atenção. A lei proíbe que elas comecem nos dois dias anteriores a um feriado ou ao descanso semanal remunerado. Neste ano, o Natal e o Ano-Novo caem em uma sexta-feira, o que exige olhar o calendário antes de marcar as datas.

O período concessivo também pesa no planejamento. Férias concedidas depois do prazo legal são pagas em dobro.

A remuneração pede a mesma atenção. O pagamento pode considerar médias de horas extras, comissões e outros adicionais, além do terço constitucional. Por isso, os registros precisam estar consistentes antes do processamento.

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Os cinco cuidados antes do fechamento

Lucimara reúne em cinco pontos o que os RHs precisam fazer para organizar o fim do ano:

1. Mapear férias e ausências com antecedência. Revisar períodos aquisitivos e concessivos, férias já programadas e sobreposições entre profissionais da mesma equipe ajuda a evitar lacunas na operação.
2. Revisar escalas para feriados, recessos e picos de demanda. Quem mantém atividades em dezembro e janeiro precisa dimensionar a cobertura dos postos. A programação antecipada reduz improvisos e excesso de horas extras.
3. Conferir jornada, horas extras e DSR antes do fechamento. O cálculo do descanso semanal remunerado pode sofrer reflexos de horas extras e outros adicionais. Registros imprecisos aumentam o risco de inconsistências na pré-folha.
4. Antecipar admissões e movimentações. Contratação, documentação, integração e definição de escalas devem ser alinhadas com antecedência. O atraso transfere a pressão para gestores e equipes que já operam com férias e afastamentos.
5. Centralizar informações e reduzir controles paralelos. Planilhas, mensagens e registros dispersos dificultam a conferência. Para a executiva, sistemas integrados aumentam a rastreabilidade e reduzem o retrabalho.

Hora extra é assunto de dezembro a dezembro

O terceiro item tem peso que vai além do fechamento. Horas extras e intervalo intrajornada lideraram o ranking de temas mais recorrentes no Tribunal Superior do Trabalho em 2024.

Para Lucimara, a segurança de dezembro depende do que foi registrado nos meses anteriores. “Quando jornada, ausências, horas extras e férias estão atualizadas, o RH reduz o volume de exceções justamente no período em que a operação está mais pressionada”, diz.

A decisão continua com as pessoas

A Nexti vende tecnologia para esse tipo de rotina, e sua plataforma acompanha jornada, escalas, ausências, férias e informações usadas na pré-folha. A executiva, porém, separa o que a automação resolve do que continua com a equipe.

“Tecnologia e dados ajudam a dar essa visibilidade, mas a decisão continua sendo das pessoas”, diz Lucimara. Para ela, o ganho está em liberar as equipes de conferências repetitivas.

Em dezembro, o RH colhe a qualidade dos registros que fez durante o ano.

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